ERP para importadoras y distribuidoras con depósito
Si su empresa compra afuera, paga en dólares, guarda en uno o más depósitos y vende en pesos, ya conoce el problema: el costo real de lo que vende se calcula en una planilla, el stock de cada sucursal se sabe llamando por teléfono, y la caja cierra en dos monedas con una calculadora al lado. Implementamos Odoo para resolver exactamente eso, con desarrollo propio para lo que la operación uruguaya exige y que ningún sistema internacional trae resuelto.
El costo real de cada importación
Cada embarque se trabaja como una carpeta de importación: agrupa las órdenes de compra del exterior, la factura del proveedor, el DUA con su número y fecha, y todos los gastos que llegan después, despachante, flete marítimo y local, seguro, almacenaje en puerto. Los gastos se toman directamente de los comprobantes electrónicos que ya recibió de DGI, sin volver a digitarlos.
Al cerrar la carpeta, el sistema prorratea los gastos sobre la mercadería recibida, por valor, por peso, por volumen o por cantidad, y deja en cada producto su costo unitario real. El asiento de cierre separa mercadería de gastos. La lista de precios puede armarse sobre ese costo, así el margen que ve el vendedor es el margen que existe y no el del precio de origen.
Un detalle que importa en Uruguay: el IVA que adelanta el despachante no entra al costo. Queda como crédito fiscal, que es donde tiene que estar. Y si la documentación llega quince o veinte días después de la mercadería, la carpeta espera abierta; se cierra cuando están todos los gastos.
Lo que hay en cada depósito, sin planilla
Varios depósitos y sucursales. Cada local ve su stock y el de los demás. Se puede vender en una sucursal mercadería que está físicamente en otro depósito: el traslado se genera solo, con su tránsito, y si la venta se cae la cadena se cancela entera en vez de dejar movimientos colgados. La mercadería en viaje entre depósitos es visible, no desaparece hasta que llega.
Recepción y expedición con código de barras. Lo que entra y lo que sale se cuenta leyendo el código, no tipeando cantidades. La recepción puede arrancar en cero para forzar el conteo, así nadie confirma de memoria lo que dice el remito del proveedor. En expedición, lo controlado queda marcado con usuario y hora, y se ve desde ventas y desde facturación.
Reposición, unidades y trazabilidad. Mínimos por producto y por depósito, con sugerencia de compra. Doble unidad de medida cuando se compra en una presentación y se vende en otra. Lote, número de serie y vencimiento para los productos que lo necesitan, con bloqueo de lo vencido al preparar un pedido.
Compra en dólares, vende en pesos
La cotización del Banco Central entra sola todos los días. Se factura en dólares y se cobra en pesos, o al revés, imputando al tipo de cambio de la factura y no al del día del cobro. Los saldos en moneda extranjera se revalúan a fin de mes con vista previa, informe y reversión automática al mes siguiente. Los tableros de ventas, compras, facturación e inventario tienen selector de moneda.
En el mostrador, la caja bimoneda: apertura, cierre y arqueo en pesos y en dólares a la vez, con el reporte que cuadra las dos monedas y deja el faltante o el sobrante a la vista. Y una aclaración que preferimos hacer antes y no después: el balance y el mayor salen en moneda nacional, como corresponde en Uruguay; el tratamiento bimonetario de los reportes se resuelve por estructura del plan de cuentas, que es como lo va a leer su contador.
Facturación electrónica, cheques y bancos
Comprobantes fiscales electrónicos emitidos ante DGI desde la factura, el remito o el ticket de mostrador, en pesos o en dólares con su tipo de cambio, con el redondeo línea por línea que exige la normativa. Los comprobantes de sus proveedores se reciben en una bandeja y se convierten en factura de compra sin digitación, conciliados contra la orden de compra. Más de 400.000 comprobantes emitidos por nuestros clientes respaldan ese circuito.
Cartera de cheques. Qué cheques tiene la empresa, de quién y a qué fecha. Depositarlos, endosarlos a un proveedor o mandarlos al cobro desde la misma pantalla. Pagos a proveedores exportados en el formato de Itaú, Scotiabank, HSBC y Citi, para subir al banco sin carga manual. Control de crédito por cliente con autorización registrada cuando se supera el límite. Conciliación bancaria y retenciones incluidas.
Por qué Odoo, y por qué con nosotros
Odoo es el sistema de gestión de código abierto más usado del mundo. Hace más de cinco años elegimos trabajar sobre él y le construimos encima nuestra propia capa uruguaya: facturación electrónica, operación bimonetaria, carpeta de importación, cheques y bancos locales. No es un paquete cerrado; donde hace falta, ajustamos el sistema a la empresa y no al revés. Una parte de esa capa la publicamos abierta, se puede ver en lo que publicamos abierto en la comunidad Odoo.
Más de 30 empresas uruguayas operan con nosotros, entre ellas importadoras y distribuidoras de ferretería, materiales eléctricos y alimentos. Más de un millón de movimientos de stock registrados en producción. Con mucho gusto lo ponemos en contacto con alguna de ellas para que consulte de primera mano.
Cómo lo implementamos
Una implementación típica para una importadora con depósito lleva entre dos y tres meses desde la firma hasta la salida a producción, en dos etapas con precio cerrado: primero el núcleo operativo y contable, que deja a la empresa trabajando de punta a punta sin el sistema anterior, y después el circuito de importación con el costo real por embarque. Se migran productos, clientes, proveedores, saldos y el inventario completo; el histórico queda disponible para consulta o se migra aparte, según lo que necesite.
El presupuesto tiene dos conceptos y nada más: un costo de implementación por única vez, y un abono mensual que cubre soporte, actualizaciones, respaldos, ambiente de prueba y el servicio de facturación electrónica. Puede ser Odoo Community sobre nuestra nube o Odoo Enterprise sobre Odoo.sh; le presentamos las dos cuentas completas a uno y tres años para que compare.
Si su empresa califica para los programas de digitalización de ANDE o del MIEM, o es socia de la Cámara de Industrias, nosotros preparamos la postulación. Varios de nuestros clientes financiaron parte del proyecto por esa vía.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si tenemos un solo depósito? Sí. El circuito de importación y la operación bimonetaria son los mismos; el multi depósito se activa cuando abren la segunda sucursal, sin cambiar de sistema.
¿Podemos seguir usando el sistema actual durante la transición? No hace falta y no lo recomendamos. Desde el día de la salida a producción todo se opera en Odoo. Lo que se puede mantener es el sistema anterior solo para consultar el histórico.
¿Se conecta con la tienda online o con MercadoLibre? Odoo trae su propia tienda online, integrada al stock y a la facturación. Para MercadoLibre y otras plataformas se trabaja con conectores; lo evaluamos en el relevamiento según los volúmenes de cada caso.
¿Qué pasa con nuestros datos si dejamos de trabajar con Polpo? La base es, en su gran mayoría, una base Odoo estándar. Se descarga y se monta en otro Odoo. La información es de ustedes.
Cuéntenos cómo importa, cuántos depósitos tiene y en qué moneda vende. Con eso armamos una demostración sobre un caso parecido al suyo, no una presentación genérica.